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Sale meeting: il corretto allestimento per una convention

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Abbiamo spesso parlato di come bisogna allestire una sala per una presentazione e di quali sono i suoi passaggi. Oggi parliamo delle 3 regole fondamentali che non dovranno essere trascurate in fase di progettazione e allestimento della sala meeting.

Spesso capita di fare sopralluoghi in location che presentano i loro spazi e i loro servizi per organizzare gli eventi corporate, ma in molti casi l’allestimento presente non basta per ottenere il massimo. Bisogna quindi concentrarsi su gli obiettivi e curare ogni minimo dettaglio senza lasciare nulla al caso. L‘allestimento e l’organizzazione di convention e meeting è una attività che richiede molta esperienza e professionalità. È fondamentale infatti che, per facilitare la comunicazione e l’interazione, gli allestimenti vengano fatti seguendo alcune regole. Prima regola Quando possibile è consigliabile allestire sempre il lato più lungo della sala. Se la sala ad esempio è 40mx20m, il palco con il relatore dovrà essere posizionato al centro del lato da 40m. In questo modo, anche l’ultima fila potrà interagire e soprattutto vedere più facilmente, perché più vicina al relatore. Seconda regola Le file di sedie dritte possono essere previste solo per presentazioni che non prevedono interazioni o di durata limitata. Prevedere se possibile un allestimento dei posti ad “anfiteatro”, limitando il più possibile le sistemazioni orizzontali dei posti a sedere. Questo per permettere a tutti di vedere il relatore e le slide senza torcere il busto e dare una sensazione di “aggregazione”. Dove non è possibile, si può optare per un allestimento a “spina di pesce” e in ogni caso intervenire con un service tecnico e montare degli schermi di rimando. Terza regola È bene anche evitare corridoi centrali, a meno che non sia previsto l’ingresso di artisti. I posti centrali sono infatti i migliori per la vista verso il palco. Ci sono alcune location in Piemonte con cui noi di Van Clair collaboriamo e possiamo fornire consulenza e soluzioni per incontri aziendali. Il Castello di Lajone, con un ampia sala dalle grandi vetrate e che offre un affaccio sul secolare parco. In alternativa lo storico castello di Piovera, che offre diverse soluzioni e sale per eventi aziendali.

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