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Ospitalità e accoglienza durante un Evento: 5 cose di cui tener conto

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Ospitalità e accoglienza durante un Evento: Bisogna pensare alla location di un Evento come se fosse casa propria. Quindi trattarla come tale, dare la stessa attenzione che si riserverebbe a chi entra nel nostro salotto, cucina, giardino.

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Anche se non si tratta realmente di un salone della nostra azienda o di una proprietà normalmente in uso, il giusto atteggiamento è immaginare di aprire le proprie porte alle persone che sono state invitate e quindi essere il più possibile accoglienti e cercare di farli stare bene. Ecco alcuni consigli per renderlo più facile e, in qualche modo, reale:

  1. Dare ospitalità. Capita, anche per gli Eventi aziendali, che ci siano invitati che hanno dovuto viaggiare e dovranno pernottare vicino alla location. È bene informarsi sui numeri e sulle necessità per non commettere errori e per aiutarli al meglio, rendersi disponibili per i trasferimenti verso e dall’albergo. Una volta in hotel è carino far trovare agli ospiti un piccolo kit di benvenuto con, in allegato, il programma dell’Evento al quale parteciperanno. In questo modo eviteremo sorprese. A entrambi.
  2. Hostess e steward. Il personale addetto all’accoglienza deve essere formato e preparato per poter rispondere a qualsiasi richiesta, ovviamente non solo in italiano. Sono importanti la disponibilità, la gentilezza, la propensione al problem solving e l’ascolto.
  3. Guardaroba. Non tutte le sale, i castelli, le dimore, i parchi ne hanno uno, ma è sempre bene allestirlo (soprattutto d’inverno) per garantire alle persone libertà di movimento e anche maggiore sicurezza. È un dettaglio che sottolinea l’attenzione per gli ospiti e per chi ha zaini o borse, più facilmente durante un Evento pomeridiano, si sentirà più accolto.
  4. Esigenze. Bisogna considerare quelle di tutti e di qualsiasi tipo, che siano alimentari o che si tratti di difficoltà legate agli orari di partenza dopo l’Evento.
  5. Cadeaux. Anche se piccolo, a fine Evento è sempre una buona idea offrire un omaggio. Sarà un bel ricordo e, se utile, aiuterà ad apprezzare l’azienda che ha organizzato quel particolare pomeriggio, quella sera, quel team building. Si può decidere se legarlo al tema trattato o a quello delle decorazioni, oppure al periodo dell’anno.

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