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Organizzare un Evento: quanto tempo serve e da dove iniziare

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Organizzare un Evento: quanto tempo serve e da dove iniziare. Una delle domande più frequenti nell’ambito dell’organizzazione eventi è: ma quanto tempo prima si inizia? La risposta non è sempre la stessa: cambia a seconda del tipo di Evento di cui parliamo, della sua rilevanza (in assoluto e per l’azienda per cui viene realizzato), del numero e dal tipo degli invitati, della complessità.

Ma se bisogna dare un ordine di grandezza il minimo è tre mesi, il massimo supera l’anno. A volte non di poco.

Qualche esempio concreto: se parliamo di progettare un matrimonio, si andrà sicuramente oltre i 12 mesi perché bisogna prendere in considerazione tutti gli aspetti quindi anche i tempi di confezionamento dell’abito da sposa. Se parliamo, invece, di un meeting aziendale possono servire dai 4 ai 7 mesi, considerando anche gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere oltre agli aspetti elencati in precedenza.

Se si pensa a come progettare un Evento d’impatto, come possono essere le grandi inaugurazioni o i lanci di un nuovo prodotto, il lavoro di organizzazione può richiedere all’incirca un anno, mentre per i convegni nazionali o internazionali si superano, anche qui, i 365 giorni. Nel caso di Eventi con sponsor è bene anticipare i tempi e prevedere una programmazione ad hoc che li riguardi, da condividere magari anche con loro.

Non bisogna spaventarsi dei tempi lunghi, anzi esserne rassicurati perché tutto sarà esattamente come si vuole, come si pensa che debba essere.

Un’altra delle domande poste più di frequente su come organizzare un Evento riguarda proprio le modalità, cioè: cosa si deve fare? Da dove si inizia? Cerchiamo di rispondere in estrema sintesi, qui: per pianificarlo serve un buon piano d’azione, un vero progetto. Ricordando sempre che la comunicazione efficace è alla base dell’idea di ogni singolo Evento, soprattutto se deve essere condiviso. Quindi il primo passo è un brief, una riunione durante la quale chiarire, a tutti, quali saranno le caratteristiche principali dell’Evento, chi saranno i protagonisti, chi si vuole invitare, quali sono gli obiettivi da raggiungere e stilare già una bozza del programma.

Il secondo passo sono le scelte “di base” e cioè la location, i fornitori, le varie agenzie, eventuali sponsor, gli hotel per gli ospiti; è utile per avere una visione d’insieme dell’Evento e riuscire a capire quali saranno le principali criticità, soprattutto per quanto riguarda la logistica. In questa fase della pianificazione può essere utile creare uno schema su cui visualizzare il flusso del lavoro, da aggiornare di volta in volta. Il più utilizzato è il diagramma di Gantt, molto conosciuto nella meeting industry: sulla linea orizzontale si riporta il calendario, in quella verticale le cose da fare. E così si ha tutto sotto controllo e si riesce a pianificare meglio anche con eventuali imprevisti.