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Comunicare un evento aziendale: come farlo correttamente dentro e fuori l’azienda

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Come comunicare un evento aziendale affinché si trasformi in qualcosa di memorabile per i tuoi invitati?

Che sia un seminario, un ritiro di team, o una celebrazione, la strategia comunicativa può determinare l’engagement del tuo pubblico e la percezione del tuo brand. In questo articolo, esploreremo tecniche e consigli pratici per garantire che la tua comunicazione sia non solo informativa, ma anche coinvolgente, aumentando la partecipazione e lasciando un’impressione duratura. Scopri come trasformare l’annuncio del tuo evento in un’occasione imperdibile per tutti gli invitati.

Comunicare un evento aziendale: da dove iniziare

Per comunicare un evento aziendale correttamente ogni fase del processo di promozione e condivisione assume importanza. In particolare, per gli eventi aziendali è una buona opportunità per trasmettere un messaggio ben preciso e in pieno stile dell’organizzazione. Sia internamente sia all’esterno, per farsi conoscere e riconoscere maggiormente.

L’importanza di comunicare un evento dentro e fuori l’azienda

Considera che l’evento crea aspettativa e condivisione fra i dipendenti e allo stesso tempo è un modo per far parlare dell’azienda.

Quando si tratta di comunicazione aziendale, un evento diventa non solo un’occasione di incontro, ma un potente strumento di branding. Comunicare un evento aziendale sia internamente che esternamente non solo genera aspettative e crea un senso di comunità tra i dipendenti; trasforma anche l’evento stesso in un veicolo di narrazione per la vostra azienda, un’opportunità per definire e diffondere la vostra immagine di marca.

Ogni dettaglio, dalla pre-comunicazione all’evento post, dovrebbe essere curato per massimizzare l’impatto e garantire che le conversazioni generate portino a una percezione positiva e duratura dell’azienda nel suo complesso. In questo modo, l’evento si eleva da semplice appuntamento a capitolo fondamentale nella storia del vostro marchio.

Come pianificare la comunicazione di un evento aziendale

Ogni Evento dovrebbe avere un piccolo o grande piano di comunicazione dedicato.

A seconda delle occasioni, si potrà scegliere di comunicare ai soli invitati o anche esternamente, come ad esempio ai media, alle istituzioni o ai clienti e al pubblico in generale. Per farlo è indispensabile partire da un’idea creativa, da uno stile preciso da mantenere e che solitamente cambia a seconda del tema dell’Evento o dall’occasione specifica che si sta organizzando.

In questi casi affidarsi a un esperto grafico è necessario, come anche a chi in azienda si occupa di relazioni esterne o all’ufficio stampa. Oppure all’agenzia di organizzazione eventi che ha al suo interno entrambe le figure.

La gestione degli inviti

Il primo passo è sempre l’invito. Definirne il formato è importante fin da subito e per farlo basta pensare a come vogliamo che si venga a sapere del nostro evento aziendale: per posta, a mano, per e-mail o tramite mobile? Se vogliamo utilizzare tutti questi mezzi a tempo si potrà pensare a due formati diversi, uno per il cartaceo e uno per la versione digitale.

Il Save the Date

L’invito deve essere preceduto dal save the date, solitamente non cartaceo, per anticipare agli invitati il giorno e quindi di non prendere impegni per quella data anche senza svelare cosa succederà nello specifico. A seconda della tipologia dell’evento e del periodo in cui avviene, sarà utile inviarlo molto tempo prima, a volte meglio tre o quattro mesi. L’invito, invece, almeno un mese prima. Se pensiamo però ai media o vip, meglio anticipare ancora di qualche settimana.

Comunicazione interna e comunicazione esterna

Per comunicare un evento aziendale internamente a dipendenti e collaboratori, ci sono varie modalità che si possono utilizzare: l’affissione di una locandina in bacheca, la distribuzione a mano, l’invio per e-mail, un semplice e informale sms, l’allegato in busta paga, l’inserimento negli schermi nelle aree comuni.

Se si vuole comunicarlo esternamente, bisogna sempre differenziare: la modalità dipende dal destinatario dell’invito. Nel caso di un anniversario aziendale, ad esempio, se ci si rivolge ai media l’invito non basta: si dovrà preparare una cartella stampa, con l’invito all’evento certo, ma anche con le informazioni sull’azienda e sugli eventuali ospiti.

Integrare il digital per comunicare un evento aziendale

Da quando offline e online sono sempre più integrati, l’arte di comunicare un evento aziendale trascende i confini tradizionali, abbracciando la tecnologia per raggiungere un pubblico più ampio e impegnato. Van Clair suggerisce di potenziare la comunicazione di ogni evento con soluzioni digitali su misura che amplifichino l’eco dell’evento stesso.

Ad esempio, se gli ospiti sono i clienti, oltre all’invito potrebbe essere utile pensare all’invio di una newsletter, all’inserimento di un pop-up sul sito o alla creazione di una landing page dove accreditarsi per partecipare. Un video promozionale, sapientemente prodotto, serve come un potente richiamo visivo che può catturare l’essenza dell’evento, trasmettendo l’atmosfera e le aspettative in modo vibrante e immediato.

Affidarsi a professionisti del settore digitale per curare questi aspetti garantisce che ogni elemento comunicativo sia non solo esteticamente accattivante, ma anche strategicamente efficace, assicurando che l’evento aziendale si distingua nell’affollato panorama digitale.

Comunicare un evento aziendale in grande stile con Van Clair

Valutare gli accorgimenti di comunicazione delineati in questo articolo può trasformare un semplice evento aziendale in una pietra miliare memorabile e influente per la vostra organizzazione. Ti invitiamo a esplorare il nostro caso studio su Van Clair, dove illustriamo l’efficacia di queste strategie nel mondo reale, dimostrando come una comunicazione innovativa possa amplificare il successo di un evento. Per chi desidera elevare ulteriormente l’esperienza dei propri eventi aziendali, Van Clair offre consulenze personalizzate e soluzioni su misura.

Contattaci per una quotazione o per discutere come possiamo aiutarti a raggiungere e superare i tuoi obiettivi comunicativi. Non lasciare che il tuo prossimo evento sia solo un altro appuntamento sul calendario; rendilo un highlight indimenticabile.